Miten teen maksuhakemuksen?
Rahoituskautta 2023-27 koskevat ohjeet päivitetään ohjeistuksen valmistuttua loppuvuonna 2023.
Ohjelmakautta 2014-2022 koskevat ohjeet
Maksuhakemukset tehdään ja lähetetään Ely-keskukseen Hyrrä-verkkopalvelun kautta. Tukea haetaan toteutuneiden kulujen perusteella, eli tuki maksetaan jälkikäteen. Maksua haetaan Hyrrän Päätös-välilehden kautta. Kysy tarpeen mukaan Varsin Hyvästä neuvoja maksuhakemuksen tekemiseen.
Opas-kehittämishankkeen maksuhakemuksen tekemiseen, kustannusmalli FlatRate 15 ja 24
Opas kehittämishankkeen maksuhakemuksen tekemiseen, kustannusmalli todelliset kustannukset
Maaseutuviraston määräys maksun hakemisesta
Milloin on tehtävä maksuhakemus?
Hankkeen maksua on haettava vähintään kerran vuodessa, ja ensimmäistä kertaa vuoden kuluessa siitä, kun hanke on saanut ELY-keskuksen päätöksen. Kehittämishankkeen maksua voi hakea enintään neljä kertaa vuodessa. Loppumaksua on haettava neljän kuukauden kuluessa hankkeen toteutusajan päättymisestä. Jos hankkeeseen sisältyy palkkakustannuksia, lomarahaa, -palkkaa tai -korvausta, voi näiden kulujen osalta hakea erillistä maksua kuukauden kuluessa siitä kun lomaraha, -palkka tai -korvaus on työsuhteen perusteella viimeistään maksettava.
Tuen maksaminen tapahtuu päätöksen mukaisesti hakemisen yhteydessä valitulla kustannusmallilla.
Investointihankkeen tuki maksetaan enintään kuudessa erässä.
Tuen maksamisen edellytyksenä on, että tuensaaja on noudattanut tuen ehtoja. Tuen viimeisen erän maksamisen edellytyksenä on, että kaikki hankesuunnitelman mukaiset toimenpiteet on tehty. Huom! Hankesuunnitelmaan ja kustannusarvioon voi hakea muutosta. Muutoshakemus on toimitettava Varsin Hyvälle ennen muutoksen toteuttamista!
Maksuhakemus tehdään kustannusmallin edellyttämällä tavalla
Hankkeen kustannusmalliksi on valittu jo hakemusvaiheessa jokin seuraavista:
• Todennettuihin kustannuksiin perustuva kustannusmalli tarkoittaa sitä, että kaikki hankkeen kustannukset esitetään maksuhakemuksessa kirjanpidon tosittein
• Flat rate 15 % / 24 % -mallissa hankkeen ns. yleiskulujen osuus lasketaan prosenttimääräisenä hankkeen palkkakustannuksista.
Osa hankkeen ns. yleiskustannuksista (esim. toimistokustannukset, puhelinkulut ja matkakustannukset) voidaan hyväksyä laskennallisina. Näinä yleiskustannuksina hyväksytään määrä,
jonka suuruus on 24 % tai 15 % hankkeen palkkakustannuksista. Niitä ei tarvitse erikseen todentaa kuitein tai tosittein. Muut kulut todennetaan kuittiperusteisesti.
Flat rate 24% sisältää matkakustannukset. Flat rate 15% on hankkeille, joissa on korkeat matkakustannukset ja ne haetaan maksuun tosiasiallisten kustannusten perusteella.
Palkkakustannukset, ostopalvelut ja kaikki muutkin kuin edellä mainitut yleiskustannukset hyväksytään kuittiperusteisesti tavanomaisen käytännön mukaisesti. Lopullisesti hyväksyttävät
välilliset kustannukset lasketaan maksupäätöksessä hyväksytyistä palkkakustannuksista.
Opas prosenttimääräisinä korvattaviin välillisiin kustannuksiin perustuvan kehittämishankkeen maksatuksiin, Flat rate
V-S Ely-keskuksen ohje palkkamenojen todentamiseen 8.12.2016
Maksuhakemuksen liitteet
Maksuhakemukseen on liitettävä tuen maksamisen kannalta välttämättömät selvitykset ja tilinpitoasiakirjat. Liitteiden tarve riippuu hankkeen sisällöstä ja vaihtelee myös tukimuodoittain.
Huom! Liitteitä voi laittaa Hyrrään pdf, doc, xls, jpeg ja gif-muodossa. Kysy alla olevaa listaa tarkempaa, tukimuotokohtaista listaa Varsin Hyvästä.
• väliraportti; kirjallinen selvitys hankkeen toteuttamisesta maksuhakemusta koskevalta ajanjaksolta. Väliraportti kannattaa tehdä saman rungon mukaan kuin loppuraportti tehdään. Katso loppuraportin runko Ely-keskuksen tukipäätöksestä
• pääkirjaote kirjanpitolain mukaisesta kirjanpidosta. Mahdollisesti myös kirjanpidon avain tai muu liite, josta käy ilmi mitkä kirjanpidon tilit/summat sisältyvät mihinkin kustannuslajiin
• menotositteet (jos laskusta ei selviä hankinnan sisältö, liitteeksi esim. lähetyslistat)
• maksutositteet eli tiliotteet
• tositteet saaduista tuloista ja rahoituksesta jos hanke sisältää ulkopuolista rahoitusta
• matkalaskut, 3320L_Matkalasku
• selvitys vastikkeetta hankkeelle tehdystä työstä, talkootyölistat (joissa on hyväksyjänä virallisten allekirjoittajien allekirjoitus), 3322L Vastikkeetta tehdyn työn tuntikirjanpito
• selvitykset hintatasosta, hintavertailuista ja kilpailutuksista; hankinnoissa selvitettävä alueen hintataso puhelimitse, sähköpostitse, internetistä tai tarjouspyynnöin. Selvitetyt hinnat dokumentoidaan ja samaan yhteyteen laitetaan valintaperusteet. Yli 60 000 euron hankinnoissa kilpailutus Hilma-palvelussa. Hankintaa ei saa keinotekoisesti jakaa osiin hankintalain soveltamisen välttämiseksi. Lisää ohjeita saat Varsin Hyvästä.
• työtuntikirjanpito, lisäksi ensimmäisen maksuhakemuksen yhteydessä työpaikkailmoitus ja työsopimus (jos hankkeeseen palkattavan työntekijän työaika hankkeen aikana on yli yksi henkilötyövuotta, paikka on laitettava julkiseen hakuun), 3321L Tuntikirjanpito
• hankkeen tiedotustoimenpiteet raportointijaksolla (esim. kopiot lehti-ilmoituksista)
• hankkeessa tuotettu materiaali (esim. näytekappaleet hankkeessa tehdyistä julkaisuista ja tiedotteista)
• rakentamisen katselmuspöytäkirjat (rakennuksen valmiusasteen oltava 100 % hankkeen päättyessä)
• matkaohjelma ja -raportti ulkomaanmatkoista ja kotimaan opintomatkoista
• selvitys kokous- ym. palkkioiden perusteista sekä kokouksen esityslista ja osallistujaluettelo
• koulutustilaisuuden osallistujaluettelo ja ohjelma
• selvitys jaetuista kustannuksista
• selvitys nimenkirjoitusoikeudesta jos muuttunut, tai jos sääntöjen mukaan olisi voinut muuttua hankkeen hakemisen jälkeen
• loppumaksuhakemuksen yhteydessä seurantatiedot. Täytetään Hyrrässä, ´täppä´ Hyrrän etusivun vasemmassa reunassa.
• valokuvia tehdystä toimenpiteestä / toiminnasta Paikkatiedon lisääminen valokuvaan
Tarkastukset
Koska hankkeet saavat julkista tukea, niitä voidaan myös tarkastaa viranomaisten toimesta. Maaseutuvirasto tekee hanketarkastuksia satunnaisotannan perusteella maksuhakemusten yhteydessä. Tarkastuksiin varautuu parhaiten pitämällä paperit järjestyksessä ja tekemällä niitä asioita, jotka hankesuunnitelmassa on hyväksytty.
Tuki maksetaan kahdessa erässä, EU:n ja valtion osuuden maksaa Maaseutuvirasto ja kuntarahaosuuden Leader-ryhmä.
Varsin Hyvän työntekijät auttavat maksuhakemuksen tekemisessä tarpeen mukaan.
